Alberto González
Es casi imposible determinar cuántas tareas pueden llegar a pesar sobre los hombros de un trabajador por día. Probablemente el número puede variar. A eso, habría que sumarle la cantidad de e-mails que recibe a diario proveniente de distintos clientes, proveedores, socios, boletines entre otros, pero también, en gran medida, de sus mismos compañeros de trabajo, estos últimos intercambian entre sí para hacer un balance de los proyectos actuales, compartir documentos o planificar reuniones.
En medio de este ritmo de trabajo diario, ¿cómo se puede facilitar el trabajo de los empleados? Este es el papel de las herramientas colaborativas, aplicaciones instaladas en una computadora o accesibles directamente en línea.
Estas tienen como principal función brindar apoyo a los empleados en la realización de sus proyectos. Sincronizan datos en tiempo real (correo electrónico, calendario, flujo de información, modificaciones de archivos, base de datos de clientes, etc.) para trabajar de manera más eficiente en equipo.
Qué usos les podemos dar a estas herramientas para simplificar la vida a los trabajadores
- Compartir documentos: Estas hacen posible que todo el equipo de trabajo pueda acceder a los archivos en línea, en cualquier lugar y en cualquier momento (en la oficina o en movimiento, en una computadora o dispositivo móvil).
- Interactuar, colaborar e intercambiar información de manera más efectiva: Ya no es necesario intercambiar por correo electrónico u organizar reuniones para estar al tanto de las tareas pendientes, simplemente acudir a tu herramienta de gestión y obtener en ella toda la información actualizada.
- Valorar los diferentes puntos de vista: La participación de todo el equipo es primordial, así que, con estas herramientas podrán acceder a documentos de trabajo y dejar sus comentarios para cruzar la experiencia.
Elige una herramienta colaborativa que se ajuste a las necesidades de tu empresa
Cada vez son más las empresas que integran herramientas colaborativas para facilitar los intercambios entre sus equipos. Para esto es necesario tener en cuenta algunas reglas antes de implementarlas.
Lo primero es involucrar a los empleados en la elección de la herramienta, ellos finalmente determinarán cual será la adecuada para el ejercicio de sus funciones. Tomar en cuenta la opinión de los involucrados ayudará a prepararse para la transición. Durante este período de reflexión, algunos empleados pueden ofrecerse como voluntarios para probar la herramienta y compartir sus comentarios.
Qué herramientas colaborativas existen y para qué sirven
Para compartir archivos
Dropbox, Google Drive, Microsoft SkyDrive, Office 365, Oodrive. Estas soluciones ofrecen guardar datos en línea para intercambiar archivos. Algunas te permiten ir más allá y colaborar con varias personas simultáneamente en un documento de texto, una hoja de cálculo o una presentación.
Para videoconferencias
Ma Visioconférence, Microsoft Office Live Meeting, Glowbl, Skype, WebEx. La videoconferencia facilita la colaboración entre la empresa y sus interlocutores remotos (clientes, socios, distribuidores, filiales).
Para la gestión de proyectos
Asana, Azendoo, Basecamp, Doodle, Genius Project, Intra’know, Mattermost, Slack, talkSpirit, Trello, Wimi, Wunderlist. Estas herramientas permiten que varias personas planifiquen y gestionen proyectos, por ejemplo creando tareas colectivas listas o discusiones específicas.
Para las redes sociales corporativas
BlueKiwi, Jive, Tibbr, Yammer o próximamente Facebook at Work. Las redes sociales corporativas son un lugar privilegiado tanto para el trabajo en equipo como para crear lazos sociales entre empleados.
Una vez seleccionada la herramienta, queda por planificar su despliegue dentro de la empresa. También es necesario planificar una formación previa para explicar tanto el funcionamiento técnico de la herramienta, como las razones por las que se eligió (utilidad).
La capacitación es esencial para la preparación de cara a la implementación a la herramienta colaborativa. Siempre, las capacitaciones definirán un rumbo bien planificado de una empresa. Esta va a minimizar los errores en su implementación y evitara malentendidos en cuanto a su funcionamiento. Además de esto, las jornadas de formación son también un momento privilegiado para reunir a todo el equipo y fortalecer su espíritu.
Plataformas de aprendizaje escolar: La tecnología a la orden de la educación
La tecnología ya no se limita a lo empresarial únicamente, esta ha alcanzado todos los espacios, y el educativo no es la excepción.
La realidad pandémica ha obligado a la creación de nuevos medios de enseñanza desde la distancia, permitiendo acompañar a cada estudiante en ese proceso de adaptación a la nueva realidad. Quienes no estaban familiarizados con la tecnología han tenido que aprender a apropiarse de ella para ser parte del proceso de cambio.
Esto es algo que nos parece, pese al contexto que ya todos conocemos, muy positivo, ya que vemos siempre con buenos ojos el hecho de que se sigan desarrollando nuevas tecnologías que contribuyan a mejorar la vida del ser humano en general.
El sector educativo ha visto en las plataformas de aprendizaje un aliado para acompañar el proceso de enseñanza, considerándolos una herramienta muy útil, dinámica y de un gran apoyo para la comunidad estudiantil, entiéndase padres, estudiantes y profesores.
School Messenger
Estas hacen posible evaluar el rendimiento de los estudiantes, permitiendo brindar la atención necesaria basada en su desempeño. Una de estas plataformas es school messenger, una solución bastante práctica que brinda la posibilidad de gestionar los diferentes procesos de enseñanza, implementando herramientas para fortalecer el conocimiento de cada estudiante.
School Messenger es una herramienta versátil que no se limita a lo educativo. Hay empresas que optan por utilizarla para los procesos de formación de su capital humano. Esta permite evaluar el rendimiento de cada trabajador, su avance y los aspectos a fortalecer de acuerdo a sus responsabilidades y funciones dentro de la organización.
Con ella, es sencillo administrar los diferentes cursos y módulos, organizar a través de su calendario interactivo la asignación de tareas y coordinar futuras fechas para capacitaciones virtuales.
Estas plataformas tienen un objetivo bien definido en cualquiera de los dos ámbitos en los que se utilice, reforzar el vínculo entre los profesores y sus estudiantes, priorizar la comunicación como el recurso idóneo para el aprendizaje y el acompañamiento educativo como elemento para reforzar los contenidos de formación.