Cómo implementar tu firma en diferentes clientes de correo electrónico

Los detalles son muy importantes, por lo que siempre hay que darles la importancia que se merecen. Que el final de un correo electrónico te aporte información o un mensaje de despedida es un detalle que puede marcar la diferencia, es por eso que te recomendamos tener una firma de correo electrónico para que tus clientes noten una imagen más sólida y confiable.

Para tener una firma de email efectiva hay que tener en cuenta algunos aspectos. En primer lugar, se deben establecer los objetivos y prioridades para la firma para poder tener una idea clara de cuál es la información que queremos que el remitente vea. Luego de que ya sabemos cuál es la información resaltante, procedemos a idear un diseño simple, sencillo y que contenga los datos que deseamos; siempre tratando de utilizar más texto que elementos gráficos.

Una firma de correo electrónico profesional es esencial para transmitir credibilidad, fortalecer tu marca, proporcionar información de contacto, aprovechar oportunidades de marketing, cumplir con requisitos legales y ahorrar tiempo en tus comunicaciones por correo electrónico. Como en la creación de cualquier tipo de contenido, las firmas de correo tienen algunas recomendaciones de lo que deberían y lo que no contener, por lo que aquí te lo resumimos:

Qué debe llevar una firma de email

Una firma profesional de correo electrónico puede variar según las necesidades y preferencias individuales, pero generalmente debe contener los siguientes elementos:

• Incluye tu nombre completo para que los destinatarios puedan identificarse fácilmente.
• Especifica tu cargo o puesto dentro de la organización.
• Proporciona información de contacto relevante, como tu dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección de la oficina y redes sociales.
• Si representas a una empresa, puedes incluir su logo para fortalecer la identidad visual y promocionar la marca.
• Si tienes perfiles en redes sociales o un sitio web personal o empresarial, puedes incluir enlaces a estos recursos para que los destinatarios puedan obtener más información o conectarse contigo en otras plataformas.
• En ciertos casos, especialmente en entornos legales o empresariales, puedes añadir un descargo de responsabilidad o un mensaje de confidencialidad para informar a los destinatarios que el contenido del correo puede ser privado o confidencial, y que no debe ser compartido sin autorización.

Qué no debe llevar

Al crear una firma de correo electrónico profesional, es importante tener en cuenta tanto lo que se debe incluir como lo que se debe evitar:

• Evitar información irrelevante o personal en exceso, es decir, aquella que no esté directamente relacionada con tu trabajo o empresa.
• Limitar el tamaño y la cantidad de imágenes. Estas pueden aumentar el peso del correo electrónico y hacer que se cargue lentamente, especialmente en dispositivos móviles.
• Es preferible evitar fuentes poco convencionales, colores llamativos o un formato de texto complicado en la firma. Estos elementos pueden dificultar la lectura y restarle profesionalismo.
• Asegúrate de que toda la información en la firma de correo electrónico esté actualizada, como el número de teléfono, la dirección de correo electrónico y el enlace al sitio web.
• Si bien es útil incluir enlaces a tu sitio web o perfiles de redes sociales, es recomendable evitar incluir demasiados enlaces. Esto puede abrumar al destinatario.
• Los errores gramaticales o de ortografía en la firma de correo electrónico pueden dar una impresión negativa y reflejar falta de profesionalismo.

Cómo añadir una firma en tu email

Hay una amplia variedad de herramientas y servicios disponibles para facilitar la creación de una firma de correo electrónico profesional. Estas herramientas proporcionan plantillas prediseñadas, que se pueden personalizar de manera sencilla sin necesidad de tener conocimientos de programación. Una de ellas es Mailrelay, la cual cuenta con funciones simples y fáciles de usar, como un editor de arrastrar y soltar, o un generador de formularios. Puedes usar todo sin necesidad de ningún tipo de experiencia previa.

Dependiendo de la plataforma, existen diferentes pasos para añadir una firma de correo electrónico. La mayoría de los clientes de correo electrónico ofrecen la posibilidad de crear y personalizar una firma en la configuración de la cuenta o en las preferencias.

Generalmente se hace en la opción titulada “Firmas”, en la cual se van siguiendo las instrucciones para añadir todos los acompañamientos gráficos y la información en texto.