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Los CRM son herramientas indispensables para las empresas y profesionales del marketing hoy en día, ya que permiten gestionar apropiadamente la información de los clientes, así como optimizar otra serie de tareas dentro del ecosistema laboral. Como hemos comentado en otras ocasiones, esta misma importancia suscitó un auge en el desarrollo de estas plataformas, por lo que se cuenta actualmente con una amplia lista de opciones.

Partiendo de esta variedad de plataformas de CRM, es posible elegir la que mejor se adapte a las dimensiones, objetivos y estado de nuestra empresa. Ahora bien, para muchos profesionales del medio, la idea de cambiar de CRM se plantea como un gigantesco dolor de cabeza, tomando en cuenta que es necesario migrar toda la información contenida en la vieja plataforma a la nueva y que se trata de información relevante, clave para la labor comercial.

Sin embargo, como verás, no tiene por qué ser un proceso tan complicado. En este artículo te explicaremos cómo importar tus datos de tu viejo CRM al nuevo, tomando como ejemplo dos de los más populares del mercado: Hubspot y Pipedrive. Si prefieres ver la explicación en vídeo, te lo contamos aquí en menos de diez minutos 😉

Cómo migrar fácilmente de tu antiguo CRM a Pipedrive

El proceso de migración e importación entre CRMs es bastante simple, aunque dependiendo de la antigua plataforma que usaras podría variar un poco. De hecho, este proceso puede llevarse a cabo de manera manual, si no cuentas con grandes cantidades de información; o de forma automática, lo cual facilita increíblemente el proceso y te permite encargarte de otras tareas. 

Opción 1: cómo migrar manualmente los datos de nuestro antiguo CRM

Aunque es un proceso relativamente sencillo, proceder con la importación manual es un proceso algo pesado. Para comenzar debemos ubicarnos en nuestro antiguo CRM, en este caso Hubspot, y acceder a nuestra lista de contactos. 

Vista de contactos en Hubspot

Luego tendríamos que seleccionar el botón de «Acciones» en la parte superior derecha de la lista y dar clic en «Exportar vista». A continuación aparecerá una ventana emergente donde podremos escoger el formato de archivo en el que se exportarán los datos (CSV, XLS o XLSX), junto con otras características. Cuando escojamos el formato únicamente es necesario dar clic en «Exportar» para que se descargue el archivo en nuestro ordenador.

Hecho esto es momento de importar los datos a nuestro nuevo CRM. Para ello vamos a Pipedrive y en el menú lateral izquierdo hacemos clic en los tres puntos del final del menú. Así, veremos en la pantalla otra serie de opciones desglosadas, donde debemos dar clic en «Importar contactos». Aquí nos mostrará dos opciones: importar desde una hoja de cálculo o desde otro programa; para efectos de la importación manual debemos escoger la primera opción y luego cargar nuestro archivo que descargamos anteriormente.

Después de que se haya cargado la información tendríamos que proceder con el mapeo de los datos, lo que consiste asignar a las columnas importadas el valor designado en el nuevo CRM. Por ejemplo, si en tu base de Hubspot el primer campo era «name» y en Pipedrive quieres que se llame «nombre» tendrás que hacerlo aquí.

Ya para finalizar, tendremos que escoger si queremos fusionar los datos importados o crear registros múltiples, y damos clic en «Importación». 

Opción 2: Cómo importar automáticamente los datos de nuestro antiguo CRM?

En el caso de la importación automática es mucho más fácil: nos ubicamos en el menú de importar contactos en Pipedrive y escogemos la segunda opción: importar desde otro programa. Aquí, veremos una lista de las diferentes plataformas de CRM desde las cuales Pipedrive permite importar datos. Seleccionamos nuestro viejo CRM, en este caso Hubspot, y damos clic en «importar».

Llegados a este punto solo debemos dar los permisos necesarios y conectar con la cuenta del antiguo CRM para comenzar la importación. Este proceso puede llevar más tiempo, ya que hay un mayor volumen de datos, por lo que podemos atender otras tareas mientras se efectúa la importación. Y listo, una vez se complete la importación, o incluso mientras se realiza, podremos acceder a nuestras listas y hacer seguimiento de los clientes.

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Imagen: Depositphotos

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