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Facebook Business Suite es el coco de los Social Media Managers, o de los que nos dedicamos a la cosa marketing online en general. La que nació como una herramienta para superar los problemas del antiguo Business Manager de Facebook (que no era el coco, era Godzilla) ha resuelto algunos de esos problemas… a costa de crear otros nuevos. La idea era que Facebook iba a simplificar la herramienta para que fuera más accesible para las pequeñas empresas que quieren gestionar todas las redes sociales propiedad de Facebook (o sea, Facebook, Instagram y se supone que en breve WhatsApp Business) desde un único lugar. De entrada, una idea estupenda. En la práctica, ehmm… ya tal.

Facebook nunca ha sido una red social excesivamente amigable para las empresas. Esto que acabo de escribir es un eufemismo, ya que en realidad Facebook es tan amigable con las empresas (que son su fuente principal de ingresos vía anuncios) como un ladrillo. Literalmente. Siéntate delante de un ladrillo e intenta que se haga amigo tuyo. Intenta que te explique en qué consiste ser un ladrillo, que te cuente qué es la ladrillez, o la ladrillicidad.

¿Te responde? ¿No? Pues algo así pasa con Facebook Business Suite.

Aquí andamos, simplificando las herramientas. Via GIPHY

Antes de entrar en materia e intentar desenmarañar los aspectos básicos de Facebook Business Suite, quiero dejar claro que no soy un hater de Facebook ni nada por el estilo. Soy de los que piensan que Facebook fue una idea genial que cambió el mundo tal y como lo conocemos, aunque tenga su lado oscuro y desagradable. Yo también lo tengo.

Soy consciente que manejar una red social con más de 2.700 millones de usuarios en el mundo no tiene que ser precisamente fácil, sobre todo cuando esos usuarios no pagan por ello (no con dinero, sí pagan con datos que, en muchos casos, son más valiosos que el dinero) pero creo sinceramente que Facebook debería plantearse seriamente una forma sensata de facilitar las cosas a los millones de anunciantes que suponen la base de su negocio.

Hay tres cosas que a quienes trabajamos a diario con Facebook como herramienta nos sacan de las casillas, nos hacen salir sarpullidos o directamente nos sumen en el terror más abyecto:

Facebook potencia su Business Suite con la programación de stories y nuevas funcionalidades para su app

1. La manía de introducir cambios sin previo aviso

O de llevar meses avisando de cambios que nunca se producen. ¿Tan difícil, tan complicado es que quienes administramos cuentas en Facebook Business Suite recibamos un correo, una newsletter, una mísera notificación que nos avise de que alguna de las funciones ya no está donde estaba antes? Pues los cambios en Facebook son como los pimientos de Padrón, que uns pican e outros non. 

Tanto en las páginas de empresa como en Facebook Business Suite, a veces te notifican los cambios y otras no. ¿Por qué? Vaya usted a saber, a mí no me miren. Yo ya he desistido de encontrarle la lógica.

Las notificaciones de Padrón: a veces llegan, a veces non

2. La ayuda que no te ayuda

Casos prácticos (que levanten la mano quienes se sientan identificados): desde entrar en la configuración de una página y encontrarte con que las cosas no están donde estaban antes y perder un cuarto de hora buscándolas hasta los abstrusos mensajes de error que te redirigen a una página de ayuda donde se explican cosas que ya no existen o te redirigen a una segunda página de ayuda donde encuentras un enlace que te redirige a la primera página de ayuda.

Por no decir de las redirecciones a foros de usuarios donde ¡tachán! ese tema está vacío, la «ayuda» de Facebook parece haber sido diseñada para que te sientas rematadamente idiota.

3. La nula comunicación y las respuestas automatizadas

Intentar que alguien de Facebook te conteste cuando tienes un problema o te salen mensajes de error exige armarse de paciencia, insistir porque las primeras dos o tres respuestas que vas a recibir son automatizadas, cruzar los dedos, encomendarse al santo/dios/espíritu que prefieras y… esperar.

Quienes gestionamos publicidad en Facebook vivimos el lado peligroso de la vida: mientras tienes al otro lado del teléfono a un cliente al que tienes que explicar que no tienes ni idea de cuál de las políticas de Facebook no cumple su anuncio, o de por qué le han suspendido su cuenta publicitaria sin motivo aparente, o por qué Facebook no te deja vender en la Facebook Shop una joya con forma de tortuga alegando que no se pueden vender animales, reclamas vía formulario 7 veces y obtienes la misma respuesta automática. Y luego, sin avisar, te encuentras el problema resuelto en 15 días.

Así que mientras vivo sin vivir en mí y tan alta vida espero que muero porque no muero, voy a contaros, si soy capaz, cómo sobrevivir en el oscuro mundo de Facebook Business Suite.

Así se siente uno al enfrentarse por primera vez a Facebook Business Suite

Guía básica de Facebook Business Suite

Facebook Business Suite es la aplicación para gestionar todos los aspectos de un negocio relacionados con Facebook, a saber:

  • Página del negocio en Facebook (una o varias)
  • Cuenta o cuentas comerciales de Instagram
  • Cuentas de WhatsApp Business. Pueden añadirse, pero de momento no puedes administrarlas desde aquí todavía. Se supone que si están ahí es porque se podrá hacer con ellas algo más que ver que existen.
  • Cuentas publicitarias y gestión de campañas en Facebook Ads
  • Facebook e Instagram Shops a través de Commerce Manager, un apartado dentro de Facebook Business Suite que aparece súbitamente si quieres crear una tienda en Facebook y/o Instagram. Da susto, al menos a mí las 800 primeras veces.
  • Personas que administran la cuenta de Business Suite (que no tienen por qué ser las mismas que las que administran la página)
  • Información de tu empresa, incluida información fiscal y, muy importante, número de IVA de la UE. Ten en cuenta que Facebook factura su publicidad desde Irlanda y que sólo puede emitirte facturas sin IVA si estás dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios de la Agencia Tributaria. En ese caso, tu número de IVA será tu CIF o NIF con el prefijo ES delante. Si no has realizado este trámite, Facebook NO te emitirá facturas válidas que puedas incluir en tu declaración de IVA. Esta es la información que se usará para facturarte la publicidad que hagas en Facebook Ads.
  • Generación de distintos tipos de informes y estadísticas sobre tus publicaciones y tu publicidad en Facebook e Instagram.
  • Publicar, ver lo publicado y programar publicaciones en todas las cuentas de Facebook e Instagram que agregues a Business Suite.
  • Diversas funciones adicionales relacionadas con la seguridad, como verificar que el dominio de tu web es tuyo, la inclusión del píxel de Facebook en tu web y otras más en las que no me voy a detener.

Hay que destacar que Facebook Business Suite tiene un acceso distinto al Facebook habitual, bien descargándote la aplicación de Business Suite en tu móvil o bien accediendo a través de la web business.facebook.com si estás en un ordenador.

Hasta aquí relativamente simple.

Lo complicado viene porque Facebook Business Suite está pensado para manejar múltiples activos distintos, entendiendo como «activos» páginas de Facebook, cuentas publicitarias, Facebook e Instagram Shops… incluso si son de propietarios diferentes.

Algo muy conveniente si eres una agencia, pero un sudoku si sólo quieres gestionar las cuentas de un mismo propietario. No voy a hacer un tutorial porque a) no me veo capaz de que no se me escape nada y b) tenéis decenas de ellos y sólo tenéis que buscar en Google. La idea de este post es advertiros de las partes más peliagudas a las que tenéis que prestar atención.

El inicio de Business Suite

Vayamos por partes. Para empezar, el inicio de Business Suite cuando gestionas varias páginas de empresa y cuentas publicitarias tiene este aspecto (los tachones son para respetar la confidencialidad de mis clientes):

Como ves, aparecen las cuentas publicitarias y las páginas de Facebook a las que se ha dado acceso a este Business Suite. Pero no es todo lo que hay, si hacéis clic en «Configuración del negocio», veréis mucho más:

 

Verás que en la columna de la izquierda aparecen todas las cosas que se pueden añadir (o solicitar permiso para gestionar) en Facebook Business Suite. Quedaos con la imagen (repito, este post NO es un tutorial) porque haremos referencia a ella varias veces.

Cuestiones relevantes para tu supervivencia en Business Suite

Vale, hablemos ahora de cuestiones prácticas que debéis tener en cuenta sobre Facebook Business Suite:

1. Es más que posible que tengas una cuenta de Business Suite y no lo sepas

Y no sería raro que tuvieras más de una. Resulta que si creas una cuenta publicitaria en Facebook (algo que es un paso necesario para poder publicar un anuncio o promocionar una publicación en Facebook y/o Instagram, automáticamente estás creando una cuenta de Business Suite sin que nadie te advierta de ello.

Lo mismo sucede si creas una tienda. Para saber si ya tienes creada una cuenta, tienes que entrar en Facebook Business Suite estando previamente logueado en tu cuenta de Facebook, y verás si tienes una, varias o ninguna (en cuyo caso te pedirá que crees una). Esas cuentas están identificadas como «negocios».

2. Un negocio de Facebook Business Suite tiene personas que lo gestionan

Y estas personas deben tener un perfil personal en Facebook. Como mínimo, un administrador (pueden ser varios) y se pueden crear otros roles. Desde la sección «Configuración del negocio» del menú veréis que podemos añadir a más personas que gestionen la cuenta.

Pero nooooo, Facebook no nos lo iba a poner TAN fácil.

Una vez añadidas personas, hay que asignarles los activos que pueden gestionar. Es decir: puedes tener, por ejemplo, 10 páginas, 7 cuentas publicitarias y 5 personas en tu Business Suite, y no todas las personas podrán acceder a todo. De hecho, cada persona sólo podrá ver e interactuar con los activos que un administrador le asigne, y este definirá su rol y, por tanto, lo que puede hacer o no con esa página de Facebook, cuenta de Instagram, tienda, catálogo de productos o lo que sea.

Esta estructura está claramente pensada para agencias de marketing, pero no tanto para empresas individuales y es el origen de un montón de quebraderos de cabeza para el usuario novato e inocente. Además, si ese inocente usuario consulta en su configuración de página de Facebook los roles asignados a la página, estas personas NO aparecen si no son previamente administradores (u otro rol) de la página. Fácil, ¿verdad? <— Ironic mode ON.

Para hacerlo aún más fácil, Facebook se refiere a Business Suite en algunos sitios con ese nombre y en otros con el nombre antiguo «Business Manager». Resulta que Business Manager, esa plataforma TAN fácil, ahora es parte de Business Suite con lo que, en la práctica, hablan de lo mismo. Esto es especialmente sangrante en el caso de que quieras recurrir a las páginas de ayuda de Facebook, donde te deseo mucha, pero mucha suerte, porque la vas a necesitar.

3. La app móvil de Facebook Business Suite sustituye a la antigua  app «Páginas de Facebook», que fue cambiada de nombre sin previo aviso al actualizarse  hace unos meses, pero no tiene las mismas funciones que la versión de escritorio.

Para terminar de liarla, las campañas publicitarias de Facebook Ads se gestionan en el móvil desde una app específica de Facebook Ads. Mi consejo para que no te explote la cabeza: olvídate de gestionar todo esto desde el móvil y hazlo desde un ordenador.

4. Desde una cuenta de Facebook Business Suite se puede reclamar la propiedad de una página de Facebook.

Otra fuente de rechinar de dientes: si el administrador de esa página y el de Business Suite son la misma persona, esto se autoriza automáticamente, con lo que Business Suite y las personas que lo administren tienen control, incluso, sobre los administradores de la página. El estatus de «negocio propietario» está por encima del de administrador.

5. Directamente derivado del anterior, si trabajas con agencias o personal externo que gestiona tus redes sociales o tu publicidad, asegúrate de dos cosas:

  • Jamás, pero jamás, autorices una transferencia de propiedad de tus páginas, tiendas u otros «activos» de Facebook o Instagram «porque así es más cómodo y no tenemos que molestarte», o te tendrán cogido/a por el comosellame
  • Ten mucho cuidado con a quien otorgas el estatus de administrador, o le estarás dando los mismos privilegios que tienes tú. Existen otros roles pensados para community managers, publicistas o analistas, que les permiten hacer su trabajo sin privilegios de administrador.

6. Teniendo en cuenta lo que acabo de decir, es altamente recomendable que en tu Facebook Business Suite haya más de un administrador (o que tengas más de una cuenta personal en Facebook y la agregues) puesto que si, por cualquier motivo, pierdes el acceso a tu cuenta, también perderás el acceso a todo lo que hayas metido en Business Suite.

7. Por experiencia te digo que el 90% de los problemas que tienen que ver con las páginas de Facebook, cuentas de empresa de Instagram, las tiendas en ambas redes así como Facebook Ads, tienen su origen en un Business suite mal configurado, lo cual es relativamente fácil que pase si no eres ingeniero de la NASA. Por tanto, NO hagas experimentos porque algunas cosas en esta plataforma son muy difíciles de deshacer.

8. Seguridad de la marca

Para terminarlo de coronar, Facebook Business Suite tiene un apartado de «Seguridad de la marca» donde han metido dos cosas clave que creo que no deberían estar ahí: la posibilidad de decirle a Facebook que un dominio o URL es tuyo para que nadie más pueda usarlo en sus páginas o su publicidad y, también relacionado con Facebook Ads, la creación de listas de bloqueo de URLs en las que, si utilizas los anuncios de Audience Network, no quieres que tus anuncios aparezcan.

En resumen

El mejor consejo que puedo darte: Si no eres una agencia de marketing o una empresa que tiene múltiples páginas de Facebook y cuentas de Instagram, usa Facebook Business Suite sólo para lo imprescindible: gestionar la publicidad de Facebook Ads.

La programación de publicaciones en Facebook e Instagram la tienes accesible desde Creator Studio en el menú de tu página de Facebook y las estadísticas básicas (si eres una pyme no deberías complicarte demasiado la vida con estadísticas muy complejas) están en tu página de Facebook y tu cuenta de Instagram. Del resto, mejor olvídate, o déjaselo a profesionales del marketing,  al menos hasta que Facebook se plantee lanzar una versión light menos complicada.

La cuestión, para terminar, es que Facebook parece pensar que, si quieres hacer algo profesional en su plataforma más allá de lo básico, mejor contrates a especialistas. Facebook Business Suite es una plataforma completísima y muy útil si dispones de muchas horas a la semana para dedicárselas sólo a eso.

No está, como se suponía que iba a estar, pensada para que una pequeña o mediana empresa la maneje. Tanto por las funciones que tiene como por lo complejo que resulta de entender y lo fácil que es meter la pata y liarla, es claramente una plataforma pensada para agencias de marketing y grandes empresas con mucho tiempo y recursos. Esa regla del marketing que dice «no intentes ofrecer el mismo producto a todo el mundo» no parece haber calado en la estrategia de Facebook.

Imagen: Depositphotos

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