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En época de covid, los avances tecnológicos han facilitado el trabajo a muchas empresas y profesionales. Por ejemplo, la inevitable cancelación de eventos físicos en la peor etapa de la pandemia, provocó que las herramientas para eventos virtuales ganasen fuerza y popularidad a pasos agigantados como una excelente alternativa a las reuniones presenciales.

Qué son las herramientas para eventos virtuales

Las herramientas para eventos virtuales sirven para organizar eventos o reuniones en un entorno virtual o 3D. Permiten conectar a cientos de personas, la cuales pueden interactuar- con voz y movimientos- en un entorno virtual que simula ser físico, pero que adopta cierta apariencia similar a la de un videojuego.

Un evento virtual suele ser muy interactivo y puede conectar a cientos de personas al mismo tiempo desde múltiples dispositivos en un mismo lugar. Incluso, pueden complementar a las reuniones físicas para mejorar el impacto entre los asistentes e impulsar el engagement, logrando que la experiencia sea lo más inmersiva posible para los usuarios.

Los eventos virtuales son compatibles con cualquier tipo de reunión: ferias, conferencias, reuniones de ventas, convenciones, jornadas de puertas abiertas en universidades, etc., y resultan una oportunidad realmente interesante para realizar presentaciones o sesiones de tipo interno en empresas.

25 herramientas muy interesantes para realizar eventos virtuales

Vamos con algunos ejemplos. Te presentamos algunas de las plataformas que te permiten organizar eventos virtuales muy profesionales y con grandes resultados. Hemos dividido el listado en dos: por un lado, destacamos las herramientas más recomendadas por nuestro equipo, y por otro, algunas herramientas que deberías tener en cuenta.

Recuerda que es un listado que se actualiza permanentemente, por lo que agradecemos que nos comentes si no ves alguna herramienta que crees que deberíamos incluir. Esta es nuestra selección, ordenada alfabéticamente:

Las mejores herramientas para eventos virtuales

Y otras que también podrán resultarte muy útiles

BigMaker

El objetivo de BigMarker es el de potenciar la conversación interactiva con audiencias de cualquier tamaño a través de seminarios web, eventos virtuales e híbridos. Ofrecen más de 15 módulos de eventos virtuales que se pueden mezclar y combinar según su caso de uso para crear una experiencia única.

Además, permite crear landing pages dirigidas y personalizar toda la interfaz, desde el aspecto de los paneles de discusión hasta las sesiones interactivas de preguntas y respuestas, y las llamadas a la acción. También cuenta con páginas de pago y ventas optimizadas para conversión integradas. Tienes la opción de procesar transacciones a través de Stripe (las ganancias van directamente a tu cuenta de Stripe) o Authorize.Net (las ganancias se depositan en tu cuenta de PayPal, con una tarifa fija de 1 USD).

Se integra con Salesforce, Hubspot, Mailchimp, ActiveCampaign y otra docena de aplicaciones. Puedes solicitar una muestra de cómo funciona la herramienta y luego obtener un presupuesto a la medida de tus necesidades.

BlueJeans

Con esta herramienta puedes organizar y administrar seminarios web interactivos en vivo, ayuntamientos virtuales y eventos para grandes audiencias (hasta 50.000 participantes y 150 presentadores) en todo el mundo a través de videos inmersivos, preguntas y respuestas, encuestas y controles de moderadores enriquecidos.

Cuenta con una interfaz muy sencilla de usar, desde donde puedes gestionar toda la actividad y se accede desde un navegador, sin la necesidad de descargar ninguna aplicación. También puedes acceder desde las aplicaciones móviles disponibles para iOS y Android. Ofrece planes anuales desde 40 USD/mes (hasta 100 asistentes).

Brella

Brella te permite alojar toda la información de tu evento: desde oradores y agendas multipistas, hasta patrocinadores. Al igual que otras plataformas de esta lista, también dispone de chat en vivo, reuniones 1to1 entre asistentes y patrocinadores (con medición de ROI), y un espacio específico para los expositores, garantizando una experiencia rentable. Se integra con Hubspot, Eventbrite y Salesforce, y ofrece mediciones de participación y comportamiento de los asistentes.

Los precios comienzan en los 3,400 USD/evento.

ClickMeeting

Con ClickMeeting puedes realizar conferencias y eventos multitudinarios en línea con múltiples presentadores y miles de participantes en una misma sala de conferencias virtual. Entre las funcionalidades de la herramienta, destacamos la posibilidad de crear encuestas y sondeos, compartir pantallas y escritorio, hacer un seguimiento de las estadísticas del seminario, grabar el evento o activar un chat, entre muchas otras.

Se integra con aplicaciones como Paypal, Zapier, Pipedrive, Hubspot y muchas otras. Ofrece una prueba gratuita de 30 días y luego cuenta con distintos planes que inician en los 24 USD/mes.

Cvent

Cvent ofrece soluciones integrales para realizar eventos presenciales, híbridos y virtuales priorizando la interacción de los asistentes con los organizadores, patrocinadores y expositores.

Con la plataforma puedes crear una web personalizada de registro, gestionar todo el contenido desde un mismo lugar, realizar email marketing, combinar el contenido transmitido en vivo con herramientas de participación, como programación, preguntas, respuestas y redes, mantener a los asistentes conectados a través de su navegador o dispositivo móvil con la aplicación nativa del evento, antes, durante y después del mismo, hacer sesiones simultáneas y de video a pedido con herramientas interactivas, crear una comunidad con citas virtuales y sesiones colaborativas, y muchas opciones más.

eNubes

eNubes es una compañía de marketing online 360º, que está especializada en desarrollo de soluciones de todo tipo. Entre ellas, cuenta con una herramienta para realizar eventos virtuales como conferencias y ponencias, talleres formativos, rondas de preguntas en tiempo real a ponentes o mesas redondas interactivas que permiten la interacción entre los invitados.

A través del área de administración de eNubes, los organizadores pueden obtener datos relevantes sobre el comportamiento de los usuarios, como el número de accesos, el tiempo de navegación o el número de usuarios únicos. Los eventos pueden realizarse a través de cualquier plataforma y/o dispositivo.

Eventact

Eventact es una solución integrada para eventos en línea e híbridos con sitio web, registro, entradas, transmisión en vivo y redes. Te ofrece la posibilidad de crear una página web personalizada a partir de plantillas y contenido básico generado automáticamente, que puedes editar fácilmente con la funcionalidad de arrastrar y soltar. Desde allí podrás gestionar el registro de eventos, crear formularios y vender boletos.

Permite que los participantes hagan preguntas y compartan sus ideas con los presentadores y otros participantes durante y después de las conferencias. También puedes crear salas de reuniones para grupos pequeños y mesas redondas, y compartir material directamente desde tu estudio de vídeo, VMIX, OBS, Zoom, YouTube, Facebook Live o Vimeo.

Otra opción de esta herramienta es la de enviar notificaciones push, anotaciones e información emergente a los participantes en tiempo real, moverlos de sala, realizar encuestas, exponer ofertas de los expositores y patrocinadores, medir la participación y el comportamiento de la audiencia, entre muchas otras opciones.

Puedes pagar por evento (desde 125 USD) o suscribirte a la plataforma con número de eventos ilimitados (desde 99 USD/mes).

Eventscase

Es un software de gestión de eventos todo en uno personalizable que sincroniza distintas tecnologías necesarias para desarrollar y promocionar eventos virtuales, híbridos y presenciales. No son necesarios conocimientos de programación; la plataforma es fácil de usar y cuenta con un equipo de atención al cliente.

Eventscase es modular y soporta cualquier idioma. Ofrece más de 11 productos que te ayudarán a gestionar, potenciar la participación activa de tus asistentes y mejorar el networking. Entre ellos, destacamos las check in y event apps, el generador de acreditaciones, el creador de sitios web personalizables, las meeting 1to1, la posibilidad de transmitir a través de tus proveedores (YouTube, Vimeo y Zoom) o a través de su plataforma de streaming sin límite de sesiones, chat en vivo, mensajes privados directos, encuestas, entre otros.

Puedes acceder a uno de sus 4 paquetes (desde 110 USD/mes), o solicitar un presupuesto personalizado. Ofrece una prueba gratuita de 7 días y demos sin cargo.

Events Wallet

Esta herramienta de origen israelí también ofrece soluciones para eventos on line, off line e híbridos. Permite realizar un número ilimitado de transmisiones, salas y sesiones, oradores y sus documentos, chats integrados y preguntas para los oradores. Tampoco hay límite para participantes o tiempo de duración del evento. En el caso de que haya expositores o patrocinadores, los stands incluyen equipo de la empresa, material fotográfico y de video, catálogo de productos, documentos con presentaciones y listas de precios. Para cada visitante y expositor, se generan estadísticas individuales que permiten evaluar la eficacia del evento.

La herramienta está disponible para los usuarios en la versión web, así como aplicaciones móviles para iOS, Android y el mini-programa Wechat para público chino. Los participantes podrán iniciar la sesión a través de un clic o de un código QR que se genera automáticamente para cada actividad.

El coste de la plataforma depende del número de expositores, patrocinadores y sesiones del programa empresarial.

Eventtia

Eventtia es una plataforma de gestión de eventos virtuales, híbridos o físicos, que se integra fácilmente con la gran mayoría de herramientas de streaming. La plataforma te provee de manera centralizada todos aquellos módulos necesarios para cualquier tipo de evento cubriendo todo el proceso:
  • el Pre: formularios de registro personalizados, mass-mailing, página web personalizada, integraciones de pago con PayPal, PayU y Stripe, cupones de descuento, espacio de interacción en línea antes del evento con los participantes.
  • el Durante: ponencias, salas paralelas, sistemas de interacción con el participante, gestión de listas de asistentes, determinación automática de los espacios de las citas (mesas o stands) para las reuniones cara a cara, encuestas.
  • y el Post: acceso a todo tipo de métricas y encuestas.

Hopin

Hopin es una herramienta todo en uno que tiene como objetivo replicar la experiencia y los beneficios de asistir a una conferencia sin los gastos y otros obstáculos como los viajes, la logística y el impacto ambiental. Aunque también está adaptada para realizar eventos híbridos.

La plataforma permite a los participantes de la reunión conectarse en línea de nuevas formas, intercambiar tarjetas de presentación virtuales y obtener un resumen de sus conexiones después de un evento. Durante el evento permite compartir presentaciones, chatear, crear salas individuales para reuniones privadas, hacer un seguimiento del comportamiento de los asistentes para obtener métricas e informes de desempeño, entre otras opciones. Además, cuenta con una app para mejorar la accesibilidad, ofrece la posibilidad de customizar la interfaz de las presentaciones y de compartir un evento con hasta 100.000 personas, y cuenta con soporte en 10 idiomas.

Tiene con un plan gratuito para hasta 100 inscriptos (cobra 15% de comisión por cada inscripción paga) y luego ofrece planes de suscripción que inicia en los 98 USD/mes.

Hubilo

Hubilo es una plataforma de gestión de eventos basada en la nube que ayuda a automatizar todo el proceso, desde registros, tickets, redes hasta promociones con análisis detallados. Todo ello a partir de flujos de trabajo personalizables e integraciones varias con herramientas como Hubspot, Mailchimp, Salesforce y Zapier, entre otras.

Permite crear múltiples salas de reuniones y salones para involucrar a los asistentes, realizar concursos, encuestas en vivo, chats, preguntas y respuestas, utilizar un algoritmo de emparejamiento para conectar a los asistentes según sus deseos y necesidades, generar páginas web personalizables del evento, enviar URL personalizadas, medir el desempeño, monetizar el evento integrando sistemas de pago populares como Stripe y Chargebee, -que aceptan más de 120 monedas-, y luego realizar la facturación y la contabilidad en la misma plataforma, entre muchas otras funcionalidades.

Inwink

Inwink es una solución de marketing de eventos que permite organizar eventos físicos y digitales desde una plataforma todo en uno ofreciendo una experiencia en línea 100% de marca y recopilando todos los datos de participación en tiempo real.

Permite crear un sitio web receptivo sin necesidad de conocimientos de codificación o diseño gráfico, transmitir sesiones en vivo, simultáneas y repetidas; incluir chat, preguntas y respuestas, encuestas en vivo y mesas de networking en línea; personalizar formularios  y gestionar el registro gratuito o la compra de entradas; crear y automatizar emails personalizados; generar automáticamente insignias personalizadas para cada participante, socio o ponente; escanear códigos QR; sugerir una lista calificada de clientes potenciales a tus socios y darles autonomía para reunirse y contactar gente; emparejar a los participantes de acuerdo con intereses comunes; integrar la plataforma con tu CRM o con herramientas de automatización de marketing para sincronizar los datos del evento, y muchas opciones más.

INXPO (Intrado)

Entre sus múltiples funcionalidades, la plataforma de eventos virtuales INXPO, adquirida por Intrado, permite elegir el tipo de espacio o recinto que mejor se adapte a los objetivos del evento en cuestión. Ya sea un salón, un aula, un recibidor, una sala de reuniones, un auditorio, etc. También los espacios adaptan su dinámica a los eventos y se pueden configurar para realizar juegos o realizar encuestas de feedback.

Los organizadores de los eventos tienen a su disposición un espacio universal donde lo pueden configurar todo a su manera o utilizar una configuración predefinida. Pueden integrar logos en la zona de imágenes de branding o anuncios en los espacios publicitarios. Estos anuncios se pueden vincular a patrocinadores o a otros espacios virtuales.

iVent

Además de organizar eventos virtuales, iVent se especializa en eventos híbridos, que suelen funcionar muy bien en lanzamientos de productos, grandes conferencias o reuniones basadas en presentaciones.

Feria gastronómica virtual con Ivent

El proceso es bastante sencillo. El promotor del evento primero organiza el evento físico de la forma habitual. Luego, el día del evento, los técnicos de iVent configuran la plataforma online en la medida de lo necesario para que los asistentes remotos puedan acceder sin problemas. Todo el contenido del evento en vivo se puede grabar y almacenar para verlo una vez que haya finalizado.

En este tipo de eventos híbridos, iVent se encarga de la filmación y la integración virtual. El vídeo se transmite online y los asistentes virtuales pueden participar en cualquier discusión como lo harían si estuvieran asistiendo físicamente. Además, ambas audiencias pueden interactuar entre ellas como lo harían en un evento tradicional. Pueden ver el CV de cada uno, enviarse mensajes, chatear por audio o vídeo y participar en debates.

En cuanto a los eventos virtuales, los asistentes pueden ingresar a través de cualquier dispositivo, la interfaz es totalmente personalizable, los delegados pueden interactuar, establecer contactos y colaborar mediante el chat en vivo, los mensajes directos o las funciones de videollamadas integradas en la plataforma, se pueden realizar juegos interactivos, incluir stands para expositores, crear salas para reuniones privadas y recolectar datos en tiempo real.

Los precios por evento comienzan en los 8,687 USD.

Lets Get Digital

Con esta herramienta puedes organizar eventos virtuales e híbridos partiendo de una página de destino, una aplicación móvil y una plataforma listas para que las personalices y las uses. También te permite crear sitios web o configurar una aplicación de marca personalizada para iOS y Android a tu medida.

Entre sus múltiples funcionalidades, destacamos la posibilidad de programar reuniones individuales o grupales, conectar participantes con la función de emparejamiento inteligente, enviar notificaciones push a través de la plataforma en línea o la aplicación móvil, utilizar opciones y servicios de transmisión en vivo populares como YouTube, Twitch, Jetstream, Vimeo o a través de un iframe para mostrar servicios personalizados, entre otras.

También puedes darle la libertad a tus socios comerciales para que configuren stands virtuales con transmisiones en vivo, videos, chat en línea, reuniones con calendario de disponibilidad, descargas, enlaces a redes sociales y mucho más.

Puedes pagar por evento (desde 1,015 USD), o suscribirte para obtener eventos ilimitados (desde 338 USD/mes).

MeetMaps

MeetMaps lleva organizando eventos virtuales desde 2013. Desde Barcelona han creado un software all-in-one con el que crear eventos digitales para todos los sectores. Entre las funciones que incluye está el conectar tu streaming para las ponencias con una plataforma totalmente customizada y personalizada; chat de grupo y votaciones en directo para que los participantes puedan preguntar y hacer votaciones libremente al experto a través de sus móviles; agenda privada con sesiones paralelas al streaming y reuniones 1to1 por vídeo para fomentar el networking.

Además de eventos virtuales tradicionales, también ofrece encuentros en 3D en un espacio personalizado y stands virtuales para exposiciones.

MeetYoo

MeetYoo es una empresa alemana que organiza eventos virtuales personalizables de cualquier tamaño (hasta 50.000 participantes). Para aquellas reuniones en las que haya varios stands, cada uno estará diseñado en función de la imagen corporativa de la empresa.

Entre las funcionalidades que ofrece, destacamos la posibilidad de realizar chats individuales o de grupo, videochats, encuestas o rondas de preguntas y respuestas, análisis de métricas para evaluar resultados -ya sea agrupando visitantes en grupos o puntuando a cada visitante de forma individual-, sesiones de descanso, redes digitales, juegos interactivos, entre varias otras.

Ofrece 3 productos específicos para distintos fines: MeetYoo Pro (servicio premium totalmente gestionado para eventos virtuales, a partir de 22,500 USD/evento), MeetYoo Go (herramienta de autoservicio para eventos virtuales, a partir de 1,128 USD/mes) y MeetYoo Show (webcast de calidad premium con soporte técnico profesional, a partir de 900USD/hora).

Remo

Lo peculiar de Remo es que está construido por un equipo trabajando en remoto. Con esta herramienta es muy sencillo crear un espacio virtual inmersivo que permite a las personas comunicarse, conectarse y colaborar entre sí como lo harían en la vida real.

Cuando el usuario ingresa a un espacio en Remo, verá un mapa 2D de arriba a abajo de un lugar del evento, oficina virtual, conferencia o escuela, llena de «salas» interactivas. Cada sala alberga un video chat siempre activo para los ocupantes de una sala, lo que facilita que los colaboradores entren y salgan de las conversaciones con facilidad.

La aplicación utiliza vídeo, audio y chat para permitir que las personas dentro de cada sala interactúen en tiempo real, desde cualquier parte del mundo. Cada usuario tiene su propio avatar, que se puede mover de una habitación a otra simplemente haciendo clic en un espacio e interactuar con los integrantes del mismo.

Ofrece una suscripción sin coste con eventos de hasta 30 minutos con hasta 15 participantes. Los planes de pago pueden ser mensuales (desde 268 USD) o por evento (desde 398 USD) .

Run the world

Run the World cuenta con ejecutivos y veteranos de Facebook, Instagram y Amazon, y cuenta con el respaldo de la firma de capital de riesgo de Silicon Valley, Andreessen Horowitz, uno de los primeros inversores en compañías como Skype y Airbnb, entre otras. Se trata de una plataforma de eventos en línea diseñada para organizadores, asistentes, oradores y patrocinadores de todo el mundo.

Es una plataforma todo en uno (registro, transmisión y análisis) con herramientas para charlas en vivo, debates y paneles. Permite acceder a cada evento con un clic y sin registro, hacer reproducciones con velocidad 1:1, realizar preguntas y respuestas en vivo y crear una interfaz de marca. Garantiza que el aspecto social de su evento virtual no se pierda, con una opción virtual de «cóctel» y un algoritmo que relaciona a los asistentes con otras personas de ideas afines basadas en cuestionarios que completan antes del evento.

Ofrece un plan de uso gratuito con eventos ilimitados de hasta 50 asistentes. Los planes de pago comienzan en los 77 USD/mes.

Tu fábrica de eventos

Con el software todo en uno de Tu fábrica de eventos puedes realizar conferencias, ponencias, formaciones, ferias y hasta reuniones de negocio «one to one» desde casa o tu lugar de trabajo. Entre las opciones que ofrece la plataforma española, está la de crear la web informativa del evento, automatizar tareas, gestionar el registro de participantes, dar acceso a su área privada, visualizar los contenidos emitidos online, generar facturas automáticas para inscripciones pagas y obtener estadísticas avanzadas. No tiene límite de invitados y cuenta con un plató propio de TV que ofrece sesiones en 360°.

Puedes contratar la herramienta por evento o pagar una suscripción anual.

vFairs

vFairs es una plataforma de eventos virtuales e híbridos que ayuda a las organizaciones a llegar a audiencias globales. Ofrece una amplia personalización con funciones e integraciones (Stripe, Salesforce, Zapier, entre muchas otras), diseños 3D, informes de desempeño del evento, acceso a vestíbulos, salones y salones virtuales exclusivos, perfiles de coincidencia automática y otras opciones varias.

Ofrece una demostración gratuita y luego los precios son personalizados.

Vimeet

Vimeet es la plataforma del grupo Proximum365, líder francés en la organización de reuniones programadas. Con esta herramienta puedes organizar y monetizar eventos virtuales e híbridos. Ofrece transmisión en vivo HD, interactividad, apoyo a los asistentes, la posibilidad de interactuar y subir presentaciones de todo tipo, grabar la sesión, crear rutas de inscripción únicas para cada asistente, escanear tarjetas de visita, agregar salas de citas con video encriptado full HD, monitorizar el desarrollo del evento para generar informes de desempeño, hacer captación de leads B2B a través de eventos premium, y muchas otras funcionalidades.

Virtway

Con esta herramienta puedes organizar cualquier tipo de evento híbrido o virtual, desde pequeñas reuniones corporativas hasta ferias masivas. Para Virtway, el juego es uno de los métodos más efectivos para atraer a la gente, por lo que considera que el entretenimiento es un elemento importante a la hora de realizar eventos virtuales. Su plataforma permite interactuar de manera divertida con avatares 3D que se pueden configurar y personalizar al gusto de cada visitante. Incluso permite crear un mundo virtual patrocinado acorde con tu evento. La prioridad de la plataforma es mejorar la experiencia del usuario, con la interacción y un buen nivel de engagement.

Puedes pagar por evento o por suscripción mensual (desde 11 USD/mes, recomendado para startups, pymes y universidades).

Walcon

Con tecnología Made in Spain, Walcon se especializa en la organización de eventos 2D, 3D, VR y de tipo webinar e incluso Street View 360º. Con su tecnología, crea entornos virtuales que reproducen los espacios y funcionalidades de las ferias o eventos, donde visitantes y expositores se introducen mediante un avatar digital que les permite comunicarse por voz o chat con todos los asistentes.

Entre sus funcionalidades ofrece espacios exclusivos para branding, landing de inscripción del evento, posibilidad de interpretación simultánea, conferencias, charlas moderadas y mesas redondas, inserción de información sobre el evento, certificación de asistencia, analíticas de participación, interacción por voz entre ponentes y participantes, con opción de sonido espacial 3D y zonas de audio privadas.

Las ventajas competitivas de realizar eventos virtuales

Son más baratos

Los eventos virtuales suponen una reducción de gastos considerable, tanto para los organizadores como para los asistentes. Por una parte se ahorra en desplazamientos y los hoteles, además de que la propia organización no tiene que preocuparse de colocar un stand o buscar un espacio físico donde llevar a cabo el acto. De esta manera también se obtienen márgenes de ganancia más altos.

Aumentan el área geográfica y el número de asistentes

No tienen limitaciones geográficas, por lo que los actos se pueden difundir mejor alrededor del globo y tener también un carácter más internacional. Además, por sus bajos costes se puede realizar varias veces al año, lo que puede significar un aumento de la fidelidad del público.

Refuerzan la red de contactos

Hay que tener en cuenta que los eventos virtuales son algo más que unos vídeos o conferencias online dirigidas a un grupo de gente. Están concebidos sobre todo para potenciar el networking, para que las marcas puedan reforzar su red de contactos que le ayuden a generar oportunidades de negocio.

Se puede medir en resultados muy precisos

Otro de los grandes beneficios de los eventos virtuales es que se pueden obtener datos muy precisos sobre la afluencia o las características concretas de la audiencia asistente al acto. Métricas que se pueden analizar para mejorar, por ejemplo, futuras convenciones. Las plataformas para los eventos son una herramienta esencial para esto.

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