Cristina De la Hera
Hablar de herramientas de gestión de tareas es hacer mención a soluciones digitales que permiten organizar proyectos con el fin de facilitarnos su control, ayudándonos a ser más productivos en nuestro día a día, visualizando todos nuestro deberes o quehaceres a golpe de vista. Algo así como aquello que da relevo al “post-it”, evolucionando hacia lo digital y permitiendo que varios usuarios, de manera simultánea, participen dentro de las mismas tareas o proyectos. Además, otra de las particularidades que presentan es que permiten, a cada usuario, organizar las tareas en función de su prioridad en dicho momento, así como establecer etiquetas que permitan conocer cuál es el estado o situación de cada tarea.
Sin duda, soluciones realmente útiles sobre todo para aquellas personas que trabajan simultáneamente en varios proyectos al mismo tiempo.
Ahora bien, en el mercado existen varias de estas herramientas, no todas disponiendo de las mismas capacidades, por lo que serán los usuarios los que deberán seleccionar aquella que mejor es adapte a sus necesidades particulares. Y, con el fin de facilitarle esta selección, en nuestro artículo de hoy hablaremos de cuáles son las herramientas de gestión de tareas y proyectos más reconocidas y utilizadas hoy en día en el mercado.
Las mejores herramientas de gestión de tareas y proyectos online
Ordenadas por orden alfabético, encontraríamos las siguientes:
Herramienta recomendada: Monday.com
Monday.com (Recomendada🥇)
Monday.com es una herramienta de gestión de tareas que ofrece diferentes dashboards o paneles iniciales en función del tipo de proyectos que se vayan a gestionar, diferenciándose -por ejemplo- entre Creatividad y diseño, CRM y ventas, RRHH, Construcción, TI, etc, además de ser fácilmente integrable con otras aplicaciones, como Slack, Gmail, Drive, Outlook, etc. Algunos de los clientes que, como declaran en su página web, ya confían en ellos son el grupo Unilever, Coca-cola, VISA, Uber o L’Oreal, entre otros. En cuanto a sus precios, oscilan desde los 7066,26 pesos chilenos el más sencillo hasta los 14132,51 pesos chilenos, contando además con la opción corporativa de personalización total.
Any.do
Any.do destaca por ser una aplicación perfecta para organizar y planificar cada día de la semana complementándolo con las tareas en cuestión que se han de realizar por parte de los usuarios. Una de las ventajas fundamentales que presenta es que es capaz de sincronizarse automáticamente con todos los dispositivos móviles del usuario, facilitándose de esta manera la visualización en todos ellos. Además, permite crear listas de quehaceres y de compra. Sin duda, una herramienta que ayuda a millones de personas a ahorrar tiempo y a hacer las cosas que realmente importan. ¡Y es totalmente gratis!
Asana
La segunda herramienta de gestión de tareas de nuestro listado a la que queremos hacer mención es a Asana, que se define en su propia web como una solución digital para los más despistados que necesitan tener controladas todas sus tareas del día a día.
Permite optimizar la planificación de los proyectos, realizando un seguimiento de la información clave para el equipo y manteniendo a todos los miembros del mismo perfectamente informados, de modo que puedan trabajar mejor y más rápido. Además, ofrece la posibilidad de exportar informes resumen de los proyectos, establecer cronogramas, etc. Cuenta con una versión gratuita y tres opciones más, de pago, con mayores ventajas: Premium, Business o Enterprise.
Basecamp
Abanderando las ventajas y posibilidades del trabajo en remoto, Basecamp es un software de gestión que busca mejorar el flujo de trabajo de cada uno de los proyectos de una marca, ya que permite dividir cada trabajo en proyectos separados. Cada uno de ellos contendrá todo lo relacionado con el mismo; desde las personas involucradas, hasta las conversaciones entre las mismas, los documentos compartidos, archivos, tareas, fechas, etc. En cuanto a precios, dispone de una versión gratuita de 30 días, pasando posteriormente a una de pago mensual, que oscina en unos 80€ al mes.
Google Tasks
Una de las herramientas que componen el “Pack de Google” es, como no podía ser de otra manera, Google Tasks: un software que queda estrictamente vinculado a una cuenta de Gmail, ya que su acceso es a través del propio correo electrónico.
La herramienta permite crear fácilmente tareas especificando fácilmente el día y la hora, y personalizando la ficha en la medida en la que cada usuario desee (por ejemplo, en cuanto a colores). Además, permite generar subtareas dentro de una misma tarea para una mejora de visualización por parte del usuario. Una de las ventajas más destacadas, vinculada estrechamente a Gmail, es que permite marcar los correos electrónicos como tareas, por ejemplo, cuando estamos recibiendo una invitación a un evento. Y, como todo el pack de Google, es gratuita.
Kanbanize
También queremos mencionar a Kanbanize, otra de las soluciones digitales para tareas de nuestro listado. Kanbanize permite administrar tareas y proyectos, dividiéndolos en las subsecciones que cada usuario necesite y visualizando el estado general de cada una. Los tableros Kanban son perfectamente flexibles y adaptables, y permiten automatizar todos los procesos, dependencias e interacciones existentes. Esto hace que el estatus a nivel general sea siempre preciso y que ninguna tarea quede por fuera. En cuanto a sus precios, depende del número de integrantes (siendo 15 el mínimo y elevándose a 143€ al mes)
ProjectManager.com
Definiéndose sencillamente como una herramienta de planificación de proyectos en línea, encontramos a ProjectManager.com, que permite planificar, programar y compartir proyectos en línea con diagramas de Gantt. A medida que los miembros del equipo actualizan sus tareas asignadas, el plan de proyecto en línea se actualiza automáticamente, facilitando su gestión a los usuarios y aumentando la productividad de los mismo al ofrecer de manera clara la situación de cada tarea. Entre algunos de sus clientes, podemos encontrar a Volvo, AVIS, Ralph Lauren o NASA. Sus precios varían de los 15€ a los 25€ al mes en función de las características del plan.
Todoist
Ayudando ya, a día de hoy, en más de 150 millones de proyectos, Todoist ha colaborado con empresas como Amazon, Facebook o Disney, entre otras, para facilitarles la ejecución de las tareas y proyectos simultáneos que suceden dentro de la empresa. Permite organizar y priorizar fácilmente las tareas y proyectos de modo que los usuarios siempre sepan en qué deben trabajar; con las etiquetas de “Favoritos” o “Prioritarios”, así como con la capacidad de crear tareas y subtareas dentro del mismo proyecto. También permite establecer objetivos diarios y semanales, y visualizar tendencias de productividad. En cuanto a sus precios, además de contar con una versión gratuita, ofrece una versión premium desde 3€ al mes.
Toodledo
Toodledo es una de las herramientas de gestión de tareas más conocidas de nuestro mercado. Entre otros aspectos, destaca por ser una herramienta flexible y multifuncional que asegura mejorar la productividad de los clientes que decidan confiar en ella. Más que una herramienta para generar listas de tareas pendientes, Toodledo proporciona un lugar en la nube para escribir notas, hacer listas personalizadas, crear esquemas estructurados y realizar un seguimiento de los hábitos. Además, permite la colaboración entre amigos, familiares o compañeros de trabajo, así como almacenar y sincronizar, de forma segura, todos los datos en los dispositivos. ¡Y totalmente gratuita!
Trello
Llegando casi al final de nuestro listado encontramos una de las herramientas de gestión de tareas, posiblemente, más conocidas del mismo: Trello. Esa herramienta colaborativa que destaca, sobre todo, por ser empleada dentro del sector del marketing y la publicidad. Entre otras de sus funciones, permite crear tableros limitados a los usuarios invitados conteniend diferentes tarjetas totalmente personalizadas, que disponen de información sobre la tarea, los miembros involucrados, archivos, descripciones, fechas, etc. Además, también permite consultar parámetros de productividad, y puede integrarse con Dropbox, Teams, Slack y Drive.
Zoho Projects
Y, por último (pero no por ello menos importante), queremos hacer especial mención a Zoho Projects; una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a sus clientes a planificar sus proyectos, realizar un seguimiento del trabajo de manera eficiente y colaborar con su equipo, donde quiera que se encuentre, ofreciendo -a golpe de vista- situación de las tareas, y viendo en tiempo real cualquier tipo de desviación entre el progreso planificado y el real. Grandes marcas como Vodafone han confiado ya en la herramienta. En cuanto a sus precios, cuenta con una versión gratuita, y dos más: una de 5€ (que permite la integración y colaboración de hasta 50 usuarios) y otra de 10€ al mes (sin máximo de integrantes).