Alberto González
El contexto social, la evolución de la tecnología y el aumento de los eventos a nivel global en distintos ámbitos han popularizado los eventos virtuales, siendo imprescindibles en la organización de eventos.
A pesar de que sean virtuales, algunos requieren que se esté en el país donde se celebra dicho evento. Esto tiene fácil solución al ocultar la IP. Y es que precisamente es eso, los eventos virtuales buscan democratizar los eventos y que lleguen al mayor número de personas posibles.
Otra de sus principales ventajas es el menor coste, ya que no se necesita un venue tan grande para acoger a los asistentes. No obstante, a pesar de sus innumerables ventajas, muchas personas aún encuentran en ellos distintas reticencias.
Principales ventajas
1. Alcance a una audiencia mayor
Es una de las cualidades de internet que no necesitas estar presencialmente en ningún lugar para disfrutar de él. Puedes estar tranquilamente en tu casa o en un tren. Lo único que se necesita es una Tablet, un teléfono móvil o un ordenador además de conexión a la red. Los eventos virtuales permiten llegar a una audiencia que presencialmente no se tendría.
2. Posibilidad de obtener un video del evento rápidamente
Al terminar el evento se podrá guardar y reproducir todas las veces que se quiera. La difusión es instantánea.
3. Reducción de gastos
Los gastos se reducen drásticamente. Hay ahorros considerables: catering, hoteles, desplazamientos, alquiler del lugar del evento etc.
4. Organización más ágil
Se ahorra tiempo ya que todas estas variables, al no ser necesarias las horas de producción del evento también son menores. Se consigue optimizar el tiempo mucho mejor.
Principales desventajas
1. Dificulta el networking
Muchas personas deciden ir a congresos o a eventos especializados para poder estar en contacto con profesionales de la misma rama profesional que ellos. Durante el cóctel o los descansos se aprovecha para hablar y, de ahí, en muchos casos, salen fructíferas colaboraciones.
2. Cansancio tecnológico
Muchas empresas han optado por el teletrabajo, sus trabajadores se pasan la jornada laboral realizando, no solo su trabajo con el ordenador, sino también las reuniones. Si pueden elegir muchos prefieren el encuentro presencial.
3. Menos material
Otra de las dificultades es el tema de la recepción del material técnico, que en ocasiones se reparte en un congreso o en un evento especial. Aunque en algunos casos se manda a casa de los participantes. Se han realizado eventos creativos mandando los materiales y los pasos a seguir a las personas que iban a participar.
4. Software y hardware
No todo el mundo es nativo digital y a pesar de que conectarse a estos eventos no suele conllevar ningún problema, es verdad que puede haber problemas tecnológicos de última hora difíciles de predecir.
Los eventos híbridos
Al igual que pasa con el teletrabajo, con muchas personas a favor y en contra. Los eventos virtuales ofrecen ventajas y desventajas que dependiendo de la naturaleza del evento y de los participantes pesará más un lado de la balanza o el otro.
Por eso, hoy en día los eventos híbridos son los que mayor popularidad están adquiriendo. Se trata de eventos donde se mezcla el modo presencial y el virtual. Aúnan lo mejor de ambos mundos y permiten a los participantes elegir el modo que más les convenga.